Rédigez vos adresses selon les règles de l'art afin de favoriser le traitement rapide et correct du courrier

Aidez-nous à mieux vous servir!

Le bon courrier dans la bonne boite ? Il suffit d'appliquer quelques règles très simples lors de la rédaction de vos adresses. Les avantages sont considérables :

Tri et distribution du courrier optimisés, risque d'erreur diminué, risque de retard de distribution diminué, coûts logistiques des envois 'non distribuables' minimisés, budgets de communication mieux maîtrisés et des expéditeurs et destinataires satisfaits sur toute la ligne !

1. Champs d'application
2. Le bon positionnement de l'adresse (imprimée ou manuscrite)
3. Une adresse correctement rédigée (envois nationaux et internationaux)
3.1. Les envois à destination d'une boîte postale
3.2. Les envois à destination de l'étranger
4. Le bon format de l'adresse (imprimée ou manuscrite)
4.1. Les abréviations
4.2. Les numéros de bâtiments particuliers
5. Les enveloppes et leur fermeture
6. Les envois sous plastique

1. Champs d'application

Nos conseils s'appliquent tant au courrier dont vous êtes l'expéditeur qu'à celui dont vous êtes le destinataire.

Veillez donc à ce que vos coordonnées complètes et exactes figurent bien sur tous vos supports de communication : papier-à-lettre, factures, bons de commandes, supports publicitaires, enveloppes, cartes de visite, inscription à l'annuaire, signature email, ...

Le courrier qui vous est adressé aura plus de chance d'être, lui aussi, correctement libellé.

Une adresse bien libellée est toujours :

• lisible
• complète
• correctement structurée
• précise
• sans ambiguïté

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2. Le bon positionnement de l'adresse (imprimée ou manuscrite)

Pour bien positionner l'adresse de votre destinataire :

1. Zone de positionnement de l'adresse du destinataire.
2. Cadre adresse du destinataire.
3. Zone d'affranchissement et d'oblitération.
4. Zone libre pour l'expéditeur.
5. Zone adresse retour (verso).
6. Zone d'indexation : la zone utilisée par la machine de tri pour l'impression d'un code à barres. . A laisser libre et blanche.
7. et 8. Zones semi-libres (pas de mentions pouvant être confondues avec l'adresse).

 

• L'adresse doit être contenue dans une zone d'adressage de maximum 125 mm de large sur maximum 100 mm de haut (idéalement 40 mm de haut).
• Un espace de minimum 30 mm en-dessous de la zone d'adressage doit rester vide (30 mm à partir de la dernière ligne ou, pour les enveloppes à fenêtre, 30 mm à partir du bord inférieur de la fenêtre).
• Un espace minimum de 15 mm à droite de la zone d'adressage doit rester vide.
• La zone d'adressage ne doit contenir aucune autre donnée que l'adresse.
• Lorsque vous utilisez une enveloppe à fenêtre, faites attention à ce qu'aucune partie de l'adresse ne puisse disparaître en dehors de la fenêtre.
• Aucune indication pouvant être confondue avec l'adresse du destinataire ne peut apparaître dans la fenêtre (comme l'adresse de l'expéditeur, un numéro interne ressemblant à un code postal, un numéro de TVA,...).

Pour bien positionner l'adresse de l'expéditeur :

• L'adresse de l'expéditeur doit, de préférence, se trouver au verso de l'enveloppe.
• Si l'adresse de l'expéditeur ne peut être placée au verso de l'enveloppe, celle-ci doit se trouver dans le coin supérieur gauche et être écrite en caractères plus petits que ceux utilisés pour l'adresse du destinataire.

 

• - A faire  

 

• - A ne pas faire  

 

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3. Une adresse correctement rédigée (envois nationaux et internationaux)

ÉLÉMENTS	EXEMPLES	OBLIGATOIRE
Nom	Pierre Boulanger
Fonction	Département Qualité	Si d'application
Organisation	bpost	Si d'application
Bâtiment, étage, ...	Bâtiment central étage 2	Si d'application
Voie, numéro et numéro de boîte	Rue Courtejoie 17 bte 1
Code postal et nom de la commune	5590 Ciney
Nom du pays pour le courrier adressé à l'étranger (ex: France, … ) . Le nom du pays ne doit pas être mentionné pour le courrier adressé en Belgique		Pour l'étranger uniquement

La voie, le numéro de bâtiment et le numéro de boîte sont essentiels pour une bonne distribution du courrier.
Comme pour un numéro d'appel téléphonique ou une adresse e-mail, des règles simples sont à suivre pour les écrire : et des erreurs sont à éviter :

Exemple : Rue Courtejoie 17 bte 1

Éléments d'adressage	Descriptions détaillées
Type de voie	Le nom de la voie suit directement le type de voie.
Nom de voie	Le n° du bâtiment suit immédiatement le nom de la voie.
Numéro boîte	Si le courrier est adressé à un bâtiment qui comporte des boîtes, le numéro de boîte doit être mentionné.

À faire
Utilisez une seule langue pour votre adresse	Rue de Stalle 103	Rue de Stallestraat 103
Écrire l'adresse dans le bon ordre	Rue de l'Evèque 26	26 rue de l'Evèque
Faire précéder le n° de boîte par 'bte, bus, box, boîte'	Rue de la Senne 32 bte 20 Zennestraat 32 bus 20 Rue de la Senne 32 box 32 Rue de la Senne 32 boîte 20	Rue de la Senne 32 b 20 Rue de la Senne 32/20 Rue de la Senne 32#20 Rue de la Senne 32 RdC 1 Rue de la Senne 32 appt 20 Rue de la Senne 32 20
Écrire le type de voie correct dans son intégralité, ou avec des abréviations approuvées	Chaussée Romaine Chée Romaine Avenue de Broqueville Av. De Broqueville Alsembergsesteenweg Boulevard Poincaré Frank Craeybeckxlaan Jos Craeybeckxlaan Avenue Paul Pasteur	Chau Romaine Cgh Romaine Aven. Broqueville Steenweg op Alsemberg Craeybeckxlaan Paul Pasteur
Ne pas mettre de ponctuation ou d'espace supplémentaire, ne pas utiliser une ponctuation différente de celle spécifiée	Rue de la Carrière 21-27 Ferdinand Lenoirstraat 29	Rue de la Carrière, 21-27 Rue de la Carrière 21/27 Ferdinand Lenoirstraat        29
Pas d'information supplémentaire (porte, étage, localité, etc.) en ligne 5	Gistelsesteenweg 22 bus 1 Chaussée de Neesrtalle 392 bte 24 Rue de la Princesse Rue du Travail	Gistelsesteenweg 22 GV A1 Chaussée de Neerstalle 392 2étage Rue de la Princesse (La Louvière) Rue du Travail (L.L.)
Ne pas mettre de ligne vierge entre la ligne 5 et la ligne 6	Rue Vanderkindere 171 1180 Uccle	Rue Vanderkindere 171 1180 Uccle
Ne pas insérer d'information ou de ligne intermédiaire entre la ligne 5 et la ligne 6 de l'adresse	Pierre Boulanger Etage, Appartement 2 Gauche Place Saint Denis 10 1190 Forest	Pierre Boulanger Place Saint Denis 10 Etage, Appartement 2 Gauche 1190 Forest

Le code postal et la localité sont tout aussi importants. Voici ce qui est à faire et les erreurs à éviter

Exemple : 1000 Bruxelles

Éléments d'adressage	Descriptions détaillées
Code postal	Le code postal belge s'écrit en quatre chiffres (exemple : 4500).
Localité	Le nom de la localité suit directement le code postal.

À faire
Ne pas mentionner le code ISO (Belgique)	Rue du Rabiseau 14 6099 Fleurus	Rue du Rabiseau 14 B- 6099 Fleurus
Ne pas mentionner le code ISO étranger	Calle Teruel 6 box 8 51380 UTEBO ESPAGNE	Calle Teruel 6 box 8 ESP 51380 UTEBO (ZARAGOZA) España
Ne pas ajouter d'autre information après le code postal et la localité	6001 Charleroi	6001 Marcinelle (Charleroi)
Ne pas souligner	Rue de la Chaudronnerie 3 4099 Awans	Rue de la Chaudronnerie 3 4099 AWANS

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3.1. Les envois à destination d'une boîte postale

Nom du locataire de la boîte + Boîte Postale + code postal + commune + nom du bureau de poste.

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3.2. Les envois à destination de l'étranger

Trois règles de base importantes :

• la mention « Belgique » ne doit pas être mentionnée si vous rédigez une adresse pour la Belgique.
• Le code postal de la localité ne doit pas être précédé d'un code ISO de type : FR-, D- , CH- Ces mentions ne sont pas utilisées et provoquent des erreurs de tri et de distribution des envois !
• Pour tout envoi à destination de l'étranger, le pays de destination est à mentionner.

Le nom du pays étranger doit toujours :

• Se trouver sur la dernière ligne de l'adresse;
• Être écrit en toutes lettres et en majuscules;
• Ne pas être souligné;
• Être indiqué dans l'une des trois langues nationales ou en anglais.

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4. Le bon format de l'adresse ( imprimée ou manuscrite)

A. Adresse dactylographiée (de préférence)

Le courrier dactylographié est le plus facile à reconnaître, trier et distribuer.

Contraste :
Écrivez, de préférence, en noir sur fond blanc.

Polices de caractères

• Utilisez de préférence les polices Arial, Helvetica et Verdana.
• Il est déconseillé d'utiliser :
  • Les imitations d'écriture manuscrite ;
  • Les caractères qui se touchent ou qui sont trop proches (par ex.Arial Narrow) ;
  • Les caractères de type serif (polices à empattements, c'est-à-dire les polices dont les caractères se terminent par de petites extensions, comme par exemple dans le Times New Roman) ;
  • Les caractères mis en gras et/ou soulignés ;
  • Les caractères imprimés selon un procédé d'inversion ;
  • Les caractères inclinés de plus de 5 degrés.

    

• La taille des caractères idéale est 11 ou 12 points.

  

Espaces

• Un espace doit être placé entre chaque mot , ainsi qu'entre les mots et les chiffres.
• Évitez de séparer avec plusieurs espaces ou une longue tabulation.
• Séparez suffisamment les lignes afin que les lettres ne se chevauchent pas.

Alignement

Toutes les lignes de l'adresse s'alignent à gauche !

Inclinaison

L'adresse doit être, le plus possible, parallèle aux bords du grand côté de l'enveloppe, avec un maximum de 10° d'inclinaison.

Ponctuation et caractères spéciaux

• L'usage de la ponctuation doit être évité.
• Évitez également d'utiliser des caractères spéciaux (tels que "/", "#", "&", "§" ou encore les parenthèses et les guillemets, ...).

Chiffres

• Les dates et les nombres cardinaux doivent être exprimés en chiffres arabes (ex: Rue du 11 novembre, rue des 4 saisons, ...).
• Exception: Noms de Rois et de Papes. Les noms de Rois et de Papes sont généralement constitués d'un prénom suivi d'un nombre ordinal. Ce nombre doit être indiqué en chiffres romains (ex: Rue du Roi Albert II, Rue du Pape Benoît XVI, ...).

B. Adresse manuscrite

Écriture

• Écrivez aussi lisiblement que possible.
• Ne liez pas les chiffres du code postal, gardez-les clairement séparés.
• Indiquez le nom de la commune en lettres majuscules.

Espaces

• Un espace doit être placé entre chaque mot, ainsi qu'entre les mots et les chiffres.
• Évitez les séparations trop importantes.

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4.1. Les abréviations

• N'abrégez jamais le nom de la commune.
• Le type de voie ne doit être abrégé que si c'est absolument nécessaire pour maintenir l'adresse sur une seule ligne dans la zone d'adressage.
  Notez que le nombre de caractères maximal par ligne est de 50 ;
  • Uniquement en suivant le tableau repris ci-après.

    

• Le nom de la voie ne doit être abrégé que si c'est absolument nécessaire, en s'assurant de ne pas créer d'ambiguïté avec des noms de voies similaires dans la même commune.

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4.2. Les numéros de bâtiments particuliers

Pour les numéros de bâtiments composés (par exemple : 17-19) :

Utilisez le tiret '-' afin de séparer les numéros. Avenue Louise 43-45	Ne pas séparer les numéros avec un espace, ni avec un "/". Avenue Louise 43/45, Avenue Louise 43 45

Pour les extensions de bâtiments :

Celles-ci peuvent être alphabétiques (15A, 15B... ) ou numériques (15/1, 15/2...)

Extensions alphabétiques de numéros de bâtiments

A ne pas confondre avec une boîte d'immeuble.
Peut se combiner si nécessaire avec un numéro de boîte.

Allée de la Meuse 1A (sans ponctuation ni espace) Avenue de Bouillon 16A bte 207	Allée de la Meuse 1   A Allée de la Meuse 1-A Allée de la Meuse 1/A

Extensions numériques de numéros de bâtiments

A ne pas confondre avec une boîte d'immeuble.
Peut se combiner si nécessaire avec un numéro de boîte.

Dieweg 61/2 (sans espace) Place Joseph Wauters 16/1 bte 8	Dieweg 61   2 Dieweg 61-2

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5. Les enveloppes et leur fermeture

Vous utilisez des enveloppes de couleur brune ou foncée ?

Sachez déjà que ces enveloppes de couleur dégradent la qualité du tri de votre de courrier.
Utilisez des enveloppes de couleur blanche ou claire.
Si vous recourez malgré tout à des enveloppes de couleur foncée, utilisez une étiquette blanche pour y mentionner l'adresse !

Les enveloppes doivent être fermées afin de ne pas s'ouvrir durant le traitement.
Le rabat de l'enveloppe doit se trouver au verso et être collé.
Les enveloppes ne peuvent pas être fermées avec des agrafes, trombones ou oeillets métalliques qui risquent d'endommager nos machines de tri.
Les enveloppes ne peuvent pas coller entre elles.

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6. Envois sous plastique

Idéalement, l'adresse est imprimée sur une étiquette de couleur blanche collée sur l'emballage.
L'adresse peut aussi être imprimée sur une feuille blanche placée à l'intérieur et recouvrant au moins 95% de la surface totale de l'envoi.
Aucune indication pouvant être confondue avec l'adresse du destinataire ne peut apparaître au recto.

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