2. Le courrier adressé > Dépôt de vos envois Janvier 2025 I Section 2 I Page 102 3. Processus de Planification d’un dépôt 3.1 Qu’est-ce que la Planification d’un dépôt ? • Planifier un dépôt c’est encoder les informations de ce dépôt dans l’application e-Masspost. • La Planification permet à bpost de prévoir les moyens nécessaires à l’organisation et au traitement optimal des dépôts. On parle de Planification ou de Booking (réservation au moins 5 jours ouvrables avant la date de dépôt), voire de Pre-Booking (réservation au moins 30 jours calendriers avant la date de dépôt ou encore plus tôt). • La Planification est obligatoire ou optionnelle selon le volume du dépôt, le format des envois et selon le type de produit. • La Planification permet dans certains cas d’accéder à une réduction opérationnelle (Booking discount) telle que décrite dans les Conditions Générales des Envois Adressés (national).1 L’étape suivante à la Planification est l’Annonce du dépôt, qui elle est obligatoire dans tous les cas. Retrouvez sa description au point 4 de ce chapitre. 3.2 Quand la Planification est-elle obligatoire ? • La Planification (ou Pré-)Booking est obligatoire : • quand elle fait partie des critères du produit2 et/ou • pour les dépôts à partir de : • 100.000 envois (Small Format) • 50.000 envois (Large et Large+ Format) • Dans le cas d’une Planification obligatoire liée au volume et sauf cas particulier prévu dans la description d’un produit3, la Planification doit être effectuée dans e-Masspost : • 5 jours ouvrables avant le dépôt • exception à partir de 200.000 envois : au plus tard 30 jours calendrier avant le dépôt (on parle alors de Pre-Booking) Dans le cas d’un dépôt volumineux, bpost pourrait prendre contact avec vous pour se mettre d’accord sur un planning de dépôts scindés. On parle de "dépôt scindé convenu". Ce dispositif vise à éviter une surcharge de la capacité et à sécuriser le planning du traitement et de la distribution de vos envois. Pour tous les détails, référez-vous au point 4.4 de ce chapitre. • Dans les autres cas, la Planification est optionnelle. Le non-respect de ces prescriptions de Planification peut notamment, et sans porter atteinte aux Conditions Générales de bpost ainsi qu’aux Conditions Générales des Envois Adressés (national), entraîner un ralentissement dans le délai d’acheminement de vos envois et/ou une requalification de vos envois vers un autre produit. 1 Les Conditions Générales sont disponibles sur www.bpost.be. 2 Les Conditions Générales et les fiches produits (disponibles respectivement sur www.bpost.be et www.bpost.be/directmail) reprennent les définitions des produits et précisent quand une planification est nécessaire ainsi que les modalités et impacts de modifications de paramètres d’un dépôt avec Booking. 3 Cas particulier pour le DM Intense : lors de la signature du contrat.
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