3. Le courrier recommandé Janvier 2025 I Section 3 I Page 2 Processus classique de préparation avec listes de dépôt papier Cette méthode de préparation est accessible à tous et ne nécessite aucune autorisation préalable. Lors de la préparation des envois recommandés, un code-barres spécifique et unique, long de 30 chiffres, précédé de la lettre R et commençant par "010", doit être : • soit apposé sur chaque envoi (fourni gratuitement par bpost sous forme d’autocollant, soit sur des récépissés individuels, soit sur des listes, par 8 ou 12 selon le modèle) ; • soit imprimé sur chaque envoi. Dans ce cas, une autorisation préalable est nécessaire. Pour plus d’info sur l’impression du code-barres ‘Recommandé’, consultez le ‘Manuel d’impression des code-barres’ ou contactez notre Service Clients (02 201 11 11). Un seul code-barres est autorisé sur l'envoi : celui qui permet de suivre l'envoi recommandé. Il est interdit de le combiner à un autre code-barres, Mail ID par exemple. Si le client souhaite ajouter un avis de réception à ses envois recommandés, il doit utiliser la carte rose "avis de réception" fournie gratuitement par bpost. Si l’envoi est du type "RP", la mention "RP" doit être clairement visible sur le recto de l’envoi, dans une zone disponible, pour permettre au facteur d’appliquer les règles de distribution spécifiques à ce type d’envoi. Processus de préparation via l’API de la Sender Platform a. Généralités La Sender Platform permet l’échange de données électroniques relatives aux envois recommandés nationaux avec bpost et requiert une annonce électronique avant le dépôt de vos envois. Ces informations sont utilisées à des fins strictement opérationnelles et ne sont en aucun cas liées à l’affranchissement ou à la facturation des envois. Les données suivantes doivent impérativement être annoncées : • Le nom, le prénom et l’adresse complète du destinataire de l’envoi recommandé ; • Le nom, le prénom et l’adresse complète de l’expéditeur de l’envoi recommandé ; • Le numéro de code-barres dans le cas où le client gère lui-même son range (ce code-barres est fourni par bpost en réponse à l’annonce dans les autres cas) ; • Les attributs de l’envoi recommandé : un avis de réception digital est-il ajouté en option ? S’agit-il d’un RP ? La Sender Platform offre les avantages suivants : • L’accès aux preuves de dépôt électroniques et, le cas échéant, aux avis de réception digitaux, sous format PDF signé, avec la même valeur juridique que les versions papier, pendant une durée de 10 ans. Ces documents digitaux peuvent être téléchargés et sauvegardés localement. • La possibilité d’ajouter à chaque annonce, dans un des 3 champs personnalisés mis librement à disposition par bpost, des informations pertinentes pour le client (par exemple, un numéro de dossier ou de client, un numéro de batch de production,…). • La possibilité de faire des recherches sur base de chaque donnée présente dans l’annonce, par exemple, le nom du destinataire ou le contenu d’un des champs personnalisés, pour retrouver un code-barres et ensuite pour récupérer un document digital ou pour obtenir les détails du tracking. • La possibilité de recevoir des notifications de système à système de la Sender Platform en cas de changement de statut d’un envoi (webhook). • La fourniture par bpost d’un code-barres unique directement utilisable par le client (sauf s’il gère lui-même son range). • L’accès au tracking détaillé de chaque envoi annoncé pendant une durée de 10 ans. • La validation d’adresse, en d’autres termes, si l’adresse utilisée est bien reconnue dans les systèmes de bpost.
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