3. Le courrier recommandé Janvier 2025 I Section 3 I Page 5 c. Contenu et format de l’annonce1 Chaque courrier recommandé fait l’objet de sa propre annonce, ce qui permet qu’une seule erreur ne bloque pas tous les envois. Le client doit par ailleurs prévoir une gestion des codes d’erreur renvoyées par l’API d’annonce afin de les corriger. Une annonce correcte est la condition indispensable avant tout dépôt d'envoi sans récépissé de dépôt. Concrètement, l'annonce doit impérativement avoir lieu avant le dépôt et avoir reçu un feedback positif de bpost confirmant sa bonne réception, afin de permettre la génération correcte de la preuve de dépôt. Dans le cas où un client ne respecterait pas cette condition et si le contrôle de bpost n'a pas permis de le détecter et de bloquer le dépôt, aucune preuve de dépôt ne pourra être fournie, ni sous format digital, ni sous format papier. Le client est informé qu'aucune demande ultérieure ne sera acceptée. i. Le code-barres Lors de la préparation des envois recommandés, un code-barres spécifique et unique, long de 23 caractères, précédé de la lettre d’identification R (elle-même précédée de la mention ‘e-AR’ si l’envoi est accompagné d’un AR digital) et commençant par "JJBEA65", doit être imprimé sur chaque envoi. Ce code-barres peut être : • géré par le client qui est déjà certifié Mail ID et qui dispose de son propre barcode ID; ou • fourni par bpost dans la réponse à l’annonce électronique de chaque envoi via l’API d’annonce, dans le cas où le client n’est pas certifié Mail ID. Un code-barres ne peut être utilisé qu’une seule fois par période de 10 ans. Un contrôle systématique est effectué sur l’unicité du code-barres lors de l’annonce. L’annonce sera rejetée en cas de doublon. Un seul code-barres est autorisé sur l'envoi : celui qui permet de suivre l'envoi recommandé. Il est interdit de le combiner à un autre code-barres, Mail ID par exemple. ii. Le nom et l’adresse du destinataire Un recommandé doit toujours être adressé à une personne, physique et/ou morale. Un des champs "nom du client" (personne physique) ou "nom de la société" doit impérativement être complété et correspondre aux données présentes sur l’envoi physique. L’adresse doit se situer en Belgique et peut être annoncée de façon : • Structurée : un champ pour chaque élément de l’adresse (rue / numéro / numéro de boîte / code postal / localité) • Non structurée : un champ pour la ligne rue / numéro / numéro de boîte et un champ pour la ligne code postal / localité, ou même un champ pour l’ensemble de l’adresse. La longueur de chaque champ est limitée à 50 caractères. En cas de dépassement, l’annonce sera rejetée. 1 Les spécifications techniques sont susceptibles d’être modifiées. Il y a lieu de se référer à la dernière version de la documentation technique disponible sur https://sen.bpost.be/documentation.
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