2. Le courrier adressé > Technologie Mail ID Janvier 2025 I Section 2 I Page 48 3. Système d’échange des fichiers électroniques d’adresses La technologie Mail ID repose sur un système d’échange de fichiers électronique d’adresses. Le fichier d’adresses doit contenir pour chaque envoi • L’adresse : rue, n° de maison, n° de boîte (le cas échéant), code postal et localité. • Un numéro de code-barres associé à chaque adresse. Ce numéro doit être unique par envoi et ne peut pas être réutilisé endéans les 30 jours calendrier à partir de la date de l’envoi du fichier. • Option : à votre demande, le code-barres sera généré par bpost et intégré dans le fichier-réponse. • Et le cas échéant, le nom et le prénom du destinataire (ou si le destinataire est une personne morale, sa dénomination sociale). Pour permettre un traitement optimisé de vos envois, les données reprises dans le fichier d'adresses sont susceptibles d'être modifiées, pour intégrer d'autres informations facilitant leur traitement (ex : poids, dimensions, adresse retour, etc.). Afin de se conformer à ses obligations en vertu de l’Arrêté du Gouvernement Wallon du 23 avril 2020 favorisant la prévention de certains déchets et la propreté publique, et dans le cas d'un dépôt d'envois conditionnés sous plastique, bpost se réserve le droit de contrôler a priori, au moment du dépôt ou a posteriori la présence d'adresses situées en Wallonie dans le fichier électronique d'adresses lié au dépôt. En cas de non-respect de l’interdiction de déposer des envois conditionnés sous plastique comportant une adresse de destination en Wallonie, bpost pourra utiliser le fichier électronique d’adresses lié au dépôt pour évaluer le nombre d’envois et calculer le montant de l’amende administrative à appliquer. Plus d’information sur la structure et la syntaxe des fichiers dans le Data Exchange Technical Guide, disponible sur simple demande via customer.operations@bpost.be. 3.1 Le fichier-réponse bpost traite et analyse les adresses de votre fichier et vous envoie ensuite un fichier-réponse contenant : • le taux de reconnaissance de vos adresses • une énumération des adresses partiellement reconnues ou non reconnues par bpost (pour une amélioration de la qualité de votre base de données) • les informations de tri (plan de tri) et l'ordre de tri à respecter en option (voir contenu de ces notions aux points 3.1.1 et 3.1.2) • les codes de référence de séquence à imprimer sur les envois (Pour le tri Tournée et séquence) • le code-barres Mail ID en option Un taux de reconnaissance des adresses de 96 % est nécessaire pour avoir accès aux conditions contractuelles. À partir d’un taux de reconnaissance des adresses de 98 %, vous pouvez bénéficier de la réduction opérationnelle ‘Data Quality Discount’. Saviez-vous que ? Si le fichier électronique de votre dépôt contient également le nom et prénom des destinataires ou le nom des sociétés, vous pouvez bénéficier de la réduction opérationnelle Mail ID+.
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