Laatst herzien op 13.11.24

Specifieke privacybeleiden

1. Voorwerp en doel van dit algemeen privacybeleid

Sinds haar oprichting draagt bpost privacy hoog in het vaandel en is het één van de fundamentele waarden waarop haar beleid is gestoeld. Het duidelijkste voorbeeld hiervan is de strikte naleving van het geheim van briefwisseling (briefgeheim) overeenkomstig de Belgische grondwet en het Europees Verdrag tot bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden.  
In een wereld die steeds digitaler wordt, dient bpost persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken om de door bpost aangeboden producten en diensten te kunnen leveren.
In dit Algemeen Privacybeleid leggen wij op algemene wijze uit op welke manier bpost uw persoonsgegevens verzamelt en verwerkt wanneer u gebruik maakt van de door bpost aangeboden websites (www.bpost.be en andere websites), applicaties, producten en diensten of wanneer u op een andere manier met bpost in contact treedt (bv. door te bellen naar het bpost callcenter).
Voor specifieke bpost websites (bv. https://career.bpost.be/nl), applicaties (bv. My bpost), producten en diensten voorziet bpost bijkomend in een Specifiek Privacybeleid per website, applicatie, product of dienst. Dit Specifiek Privacybeleid dient te worden samengelezen met dit Algemeen Privacybeleid. Het Specifiek Privacybeleid per website, applicatie, product en dienst is beschikbaar op de relevante website en binnen de relevante applicatie of via deze link.
In geval van tegenstrijdigheid tussen het Algemeen Privacybeleid en het Specifiek Privacybeleid, heeft het Specifiek Privacybeleid voorrang.

2. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

De Verwerkingsverantwoordelijke is bpost, naamloze vennootschap van publiek recht met maatschappelijke zetel te Anspachlaan 1 box 1, 1000 Brussel RPR Brussel BTW BE 0214.596.464. Hierna ook aangeduid als “wij” of “ons”.

3. Welke persoonsgegevens verzamelen wij, voor welke doeleinden en op welke rechtsgrond?

Persoonsgegevens
bpost verzamelt en verwerkt volgende categorieën van persoonsgegevens:

• Identificatiegegevens zoals naam, voornaam en handtekening
• Adresgegevens (zoals rechtstreeks verstrekt door de betrokkenen of zoals vermeld op een brief of pakje)
• Contactgegevens zoals e-mailadres en telefoonnummer
• Details van verzonden post of pakjes in het kader van de post- en pakjesactiviteiten van bpost
• Transactiegegevens zoals informatie over aangekochte producten of diensten, BTW nummer en ondernemingsnummer
• Cv’s en andere informatie meegedeeld in het kader van een sollicitatie bij bpost via de career website (https://career.bpost.be)
• Online en technische informatie zoals informatie over het gebruik van de bpost websites en applicaties, IP-adressen en informatie over het toestel waarmee gebruik wordt gemaakt van de bpost websites en applicaties, taalvoorkeur op de website en websitegedrag (bv. pagina’s die u op de websites van bpost bezoekt)
• Informatie die voortvloeit uit uw interactie met bpost zoals feedback op tevredenheidsenquêtes, inhoud van e-mails en klachten
• Afgeleide informatie zijnde informatie die bpost afleidt uit bepaalde persoonsgegevens
• Telefoongesprekken en gerelateerde gegevens (zijnde identificatiegegevens van de beller, het telefoonnummer, het tijdstip en de duur van de oproep, en de dienst waarop de oproep betrekking heeft) in geval van contactname met het bpost contact center of enig ander telefonisch contact met bpost (bv. met het sales center).
• Gegevens uit openbare bronnen (Statbel, lijsten DoNotCallMe, Robinson en FOD Financiën
• Camerabeelden (zie verder punt 4)

Deze persoonsgegevens worden verzameld via de bpost websites en applicaties, digitale of papieren formulieren, via e-mail of telefoon of via cookies en gelijkaardige technologieën en, voor wat betreft camerabeelden, wanneer u sites van bpost bezoekt. Voor meer informatie over cookies en gelijkaardige technologieën verwijzen wij naar ons Cookiebeleid.
bpost verzamelt in principe geen persoonsgegevens van kinderen. De producten en diensten van bpost zijn namelijk niet op kinderen gericht en bpost doet niet aan op kinderen gerichte promotie of marketing van haar producten of diensten. Als u denkt dat we alsnog persoonsgegevens met betrekking tot een kind hebben verzameld en gebruikt zonder geschikte toestemming (van een persoon die bekwaam en bevoegd is om toestemming te geven), breng ons dan op de hoogte via het inlichtingenformulier, opdat we zulke gegevens onmiddellijk uit onze systemen kunnen verwijderen en andere noodzakelijke correcties kunnen doorvoeren.

Doeleinden en rechtsgronden
De doeleinden en rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens worden in onderstaande tabel uiteengezet.
Indien bpost uw persoonsgegevens voor een ander doeleinde zou wensen/dienen te verwerken, zal zij waar nodig uw toestemming vragen.

4. Waar gebruikt bpost camerabewaking?

bpost heeft bewakingscamera's geïnstalleerd in voor het publiek toegankelijke besloten plaatsen om de veiligheid van haar personeel en eigendommen te waarborgen enerzijds en anderzijds de omstandigheden van een ongeval, diefstal of ander incident op te helderen. 
Op grote sites van bpost (sorteercentra, hoofdkantoor, EMC/Brucargo, Jemelle, zegeldrukkerij in Mechelen, Cargoville), worden beelden gevisualiseerd in realtime door de operatoren van een gecertificeerde externe Videoroom die, indien nodig, een interventie afroept in geval van overtreding, schade, of verstoring van de openbare orde. 
In de andere sites van bpost, worden de beelden geraadpleegd door bpost of de gecertificeerde externe meldkamer in geval van diefstal, incidenten of alarmen. 

5. bpost account

U kunt nu via de bpost-account voortaan inloggen op de verschillende applicaties en hierdoor gebruik maken van de verschillende diensten die bpost aanbiedt. In het kader van het identiteits-en toegangsbeheer van bpost is deze registratie nodig om uw identiteit te controleren en zo uw gegevens te beschermen.

Voor meer informatie over de bpost account? Lees de speciale privacyverklaring.

6. Het gebruik van uw persoonsgegevens voor commerciële doeleinden

bpost gebruikt de gegevens van haar klanten ook voor commerciële doeleinden. Bijvoorbeeld om u reclame te kunnen bezorgen of voor analyses om onze klanten beter te leren kennen. Voor dit doeleinde wilt bpost haar klanten controle laten uitoefenen over hun gegevens: u bepaalt namelijk zelf welke gegevens we mogen gebruiken. Hiervoor hebben we een systeem van 5 Privacyniveaus uitgewerkt waarbij verschillende gebruiken van gegevens mogelijk zijn. U krijgt de mogelijkheid om te kiezen uit deze niveaus en om deze keuze op elk ogenblik te beheren ons “Jouw data, jouw keuzedashboard”. Afhangende van de dienst zal deze reclame gebeuren via diverse kanalen zoals brief, e-mail, telefoon, of via advertentieplatformen (zoals Google, Facebook, Twitter, LinkedIn enz.). Dit wordt ook telkens gespecifieerd in de toepasselijke Specifieke Privacyverklaring. bpost checkt ook de lijsten Do Not Call Me en Robinson om ervoor te zorgen dat uw keuzes worden nageleefd in commerciële communicaties.

Onze Privacyniveaus
Niveau Beperkt – “Strikt operationele informatie”: Met dit eerste niveau gebruikt bpost uw gegevens niet voor commerciële doeleinden. U zal dus op geen enkele manier reclame ontvangen van bpost. Er worden geen commerciële profielen van u aangemaakt worden en u wordt communicatie voor operationele doeleinden blijft u nog steeds ontvangen. Dat kan u niet stopzetten zolang u klant bent want deze communicatie is noodzakelijk voor bpost om onze overeenkomst met u als klant uit te voeren.
Niveau Aanvullend – “Extra aanbevolen informatie”: Indien u kiest voor dit niveau ontvangt u wel reclame, maar deze is niet gepersonaliseerd en er wordt ook geen profiel van u aangemaakt. Enkel uw gebruikersgegevens zullen gebruikt worden om u reclame te sturen van producten of diensten die gelijkaardig zijn aan de producten of diensten waarvoor u klant bent bij ons. Dit omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben om dit soort reclame naar onze klanten te sturen (soft opt-in).
Niveau Optimaal - “Informatie op maat”: Dit niveau staat voor gepersonaliseerde reclame voor bpost producten, diensten en applicaties. Dit gebruik vindt enkel plaats wanneer u daartoe specifiek uw toestemming hebt gegeven. Uit de persoonsgegevens die bpost verzamelt met betrekking tot uw gebruik van onze websites, applicaties, diensten of producten, leidt bpost informatie af met betrekking tot uw interesses en voorkeuren. Op basis van die interesses en voorkeuren stelt bpost profielen op en gebruikt zij deze profielen om gepersonaliseerde reclame te verzenden of tonen. We gebruiken hiervoor dus gebruikersgegevens en transactiegegevens. Om te weten wat gebruikersgegevens en transactiegegevens zijn, verwijzen we u graag naar de Specifieke Privacyverklaringen van de producten, diensten en applicaties. We vinden het belangrijk om te vermelden dat we van deze gegevens niet alles gebruiken. Zo zullen wij bijvoorbeeld nooit de kopie van ID kaart, uw foto (moesten we deze hebben), of uw rijksregisternummer gebruiken in commerciële analyses of om profielen van u op te bouwen.
 

bpost heeft de categorieën van soortgelijke producten vastgesteld volgens zijn producten, diensten en toepassingen en volgens de categorieën van betrokken klanten (relaties met professionele klanten of relaties met niet-professionele klanten). Een detail van deze categorieën is op aanvraag verkrijgbaar bij bpost.

Niveau Data quality : Als u voor dit niveau kiest, geeft u ons toestemming om uw gegevens (naam, voornaam, e-mailadres, taal, titel, geboortedatum) mee te delen aan derde bedrijven om hun databanken bij te werken. Deze gegevens worden dus alleen verstrekt als deze bedrijven u al kennen, erom vragen en als u daarvoor toestemming hebt gegeven. Dit niveau verschilt van onze wettelijke verplichting om uw nieuwe postadres te verstrekken aan bedrijven die daarom vragen, tenzij u zich daartegen verzet, om de postactiviteiten te verbeteren in het kader van artikel 3 van het koninklijk besluit van 14 maart 2022 betreffende de postdiensten (verhuisdienst van bpost).

Momenteel geldt het niveau data quality alleen voor de gegevens die worden verzameld in het kader van de verhuisdienst van bpost.

Niveau Data Supply: Als u voor dit niveau kiest, geeft u ons toestemming om een profiel op te stellen op basis van de door u verstrekte informatie en om uw gegevens door te geven aan derde bedrijven, zodat zij contact met u kunnen opnemen om hun diensten en acties te promoten.

Momenteel geldt het niveau data supply alleen voor de gegevens die worden verzameld in het kader van onze SelectPost-enquêtes. Meer info over de bedrijven waaraan wij uw gegevens zullen kunnen doorgeven vindt u in de specifiek privacybeleid van SelectPost.

Hoe kan u uw Privacyniveau aanpassen?

• Via ons Dashboard
• Door je rechten uit te oefenen via ons webform
• Per brief

7. Gebruikt bpost uw persoonsgegevens voor profilering of geautomatiseerde besluitvorming?

bpost voert niet systematisch geautomatiseerde besluitvorming uit in de zin van artikel 22 Algemene Verordening Gegevensbescherming, m.n. geautomatiseerde besluitvorming die een juridisch of significant gevolg heeft voor u. Dit betekent dat bpost geen besluitvorming met juridisch of significant gevolg neemt met betrekking tot u louter op basis van een geautomatiseerd proces en zonder menselijke tussenkomst. Dit zou bijvoorbeeld het geval zijn wanneer een beslissing of u al dan niet een abonnement kan nemen op een bepaalde dienst wordt genomen door een computerprogramma zonder dat een bpost-medewerker erbij betrokken is.
Indien bpost uitzonderlijk toch zou overgaan tot geautomatiseerde besluitvorming in het kader van een specifieke website, applicatie, product of dienst dan zal dit worden vermeld in het toepasselijke Specifiek Privacybeleid voor de website, applicatie, dienst of het product.

8. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

In het kader van de doeleinden vermeld onder punt 3 kan bpost beroep doen op dienstverleners die persoonsgegevens verwerken in naam en voor rekening van bpost. Deze dienstverleners kunnen derden zijn dan wel andere entiteiten uit de bpost groep. In dergelijk geval treden deze dienstverleners op als verwerkers. In het bijzonder kan bpost beroep doen op ondernemingen die volgende diensten verlenen: hosting- en ICT-diensten, marketingdiensten, logistieke diensten, archiveringsdiensten.
bpost kan uw persoonsgegevens ook overmaken aan raadgevers en professionele dienstverleners die optreden als verwerkingsverantwoordelijke zoals advocaten, accountants en auditeurs. Tevens kunnen uw persoonsgegevens worden overgemaakt aan derden in het kader van een bedrijfstransactie zoals een afsplitsing, fusie of overname.
Voor zover aangegeven in het Specifiek Privacybeleid, kan bpost voor bepaalde producten en diensten ook aspecten van het websitegedrag van klanten delen met sociale media om die klanten gepersonaliseerde reclame over producten en diensten van bpost te tonen of om te verhinderen dat minder relevante reclame van bpost wordt getoond. 
bpost kan uw persoonsgegevens ook meedelen aan derden indien dit wettelijk verplicht is of naar aanleiding van een verzoek of bevel van de autoriteiten.
Waar vereist zal bpost om uw toestemming verzoeken alvorens uw persoonsgegevens mee te delen aan derden. bpost gaat niet over tot het verhuren of verkopen van uw persoonsgegevens aan derden, tenzij u bpost daartoe specifiek uw toestemming hebt gegeven.

9. Worden uw persoonsgegevens doorgegeven naar landen buiten de Europese economische ruimte?

Het is mogelijk dat bepaalde dienstverleners of derden aan wie uw persoonsgegevens worden doorgegeven, gevestigd zijn in een land buiten de Europese Economische Ruimte waar de regels inzake gegevensbescherming verschillen van de regels in België en elders in de Europese Economische Ruimte. In dergelijk geval neemt bpost de nodige maatregelen om een gepast beschermingsniveau te verzekeren voor uw persoonsgegevens en voorziet zij minstens één van de volgende waarborgen:

• De persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land dat wordt geacht een gepast beschermingsniveau te bieden voor persoonsgegevens. Dit is het geval voor landen waarvoor de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft uitgevaardigd, zoals bijvoorbeeld voor het Verenigd Koninkrijk.
• Voor doorgiftes naar landen die worden geacht geen gepast beschermingsniveau te bieden (zgn. “derde landen”), voorziet bpost in bijkomende waarborgen, zoals het afsluiten van contractuele modelbepalingen van de Europese Commissie, die ervoor zorgen dat persoonsgegevens een gelijkwaardige bescherming wordt geboden als in de Europese Economische Ruimte. 

In de gevallen waar bpost gebruik maakt van de contractuele modelbepalingen van de Europese Commissie voor doorgiftes naar derde landen, heeft bpost ook een analyse uitgevoerd van het beschermingsniveau dat de wetgeving in deze derde landen biedt en heeft zij, waar nodig, bijkomende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het beschermingsniveau essentieel gelijkwaardig is aan het beschermingsniveau binnen de Europese Economische Ruimte. Meer informatie over deze maatregelen (inclusief een kopie van de modelbepalingen) kan u verkrijgen door contact op te nemen met bpost zoals beschreven in punt 13 “Hoe kan ik contact opnemen met bpost?”

10. Hoe lang Bewaren wij uw persoonsgegevens

In principe bewaart bpost uw persoonsgegevens enkel voor zolang dit nodig is voor de beschreven doeleinden (rekening houdende met de toepasselijke wettelijke bewaar- en/of verjaringstermijnen).
Persoonsgegevens die verbonden zijn met contractuele documenten (bv. een abonnement op een dienst van bpost) worden bewaard voor een periode van maximaal 10 jaar na de beëindiging van uw contract met bpost.
De persoonsgegevens die worden verwerkt om ervoor te zorgen dat een pakje wordt afgeleverd volgens de leveringsvoorkeuren van een ontvanger, worden bewaard gedurende een periode van 36 maanden na de laatste activiteit in de dienst MijnVoorkeuren, waarna de gegevens worden verwijderd. Als de opgegeven voorkeuren specifiek zijn voor een bepaald pakje, wordt deze periode teruggebracht tot 13 maanden.
Persoonsgegevens met betrekking tot verzoeken, aanvragen en klachten worden bewaard gedurende 12 maanden na afhandeling van het verzoek, de aanvraag of klacht.
Camerabeelden worden gedurende 30 dagen bewaard en telefoongesprekken gedurende maximaal 6 maanden.
Voor meer gedetailleerde informatie over de bewaartermijn voor specifieke websites, applicaties, producten en diensten verwijzen wij naar het toepasselijke Specifiek Privacybeleid dat beschikbaar is op  de relevante website en binnen de relevante applicatie.

11. Welke maatregelen neemt bpost inzake gegevensbeveiliging?

bpost neemt technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, wijziging, inzage of misbruik. Dit omvat maatregelen om de toegang tot de persoonsgegevens zo veel mogelijk te beperken en toegang dus enkel te verlenen wanneer noodzakelijk. Medewerkers die toegang tot de gegevens hebben, zijn op de hoogte gebracht van hun verplichtingen met betrekking tot gegevensbeveiliging. De beveiligingsmaatregelen worden regelmatig herzien en aangepast om een passend veiligheidsniveau te blijven garanderen. 

12. Welke rechten heeft u met betrekking tot uw persoonsgegevens?

Onder de voorwaarden van de Algemene Verordening Gegevensbescherming heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage - U heeft een recht van inzage tot de persoonsgegevens die bpost van u verwerkt, alsook het recht een kopie van deze persoonsgegevens te verkrijgen (behoudens bepaalde uitzonderingen).
• Recht op verbetering en wissing - U heeft ten allen tijde de mogelijkheid om uw persoonsgegevens door bpost kosteloos te laten verbeteren of wissen, mits daarvoor aan de wettelijke voorwaarden is voldaan. Persoonsgegevens die bpost nodig heeft voor de uitvoering van lopende opdrachten of waarvoor bpost wettelijk verplicht is ze bij te houden, kunnen niet worden gewist.
• Beperking van de verwerking - U kan van bpost, indien voldaan is aan de hiervoor geldende wettelijke bepalingen, verlangen dat zij de verwerking van uw gegevens beperkt.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid - Onder bepaalde voorwaarden heeft u het recht op overdraagbaarheid van de door u verstrekte persoonsgegevens.
• Bezwaar - U mag bezwaar uitoefenen tegen verwerkingen voor reclamedoeleinden of verwerkingen die de gerechtvaardigde belangen van bpost als rechtsgrond hebben. U mag dit zelfs ongemotiveerd doen voor de verwerking van persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden. Het kan tot 30 dagen duren voordat uw bezwaar op al onze databanken is toegepast. Het is dus mogelijk dat u binnen deze periode nog mededelingen ontvangt.
• Intrekking van uw toestemming - Indien bpost uw persoonsgegevens verwerkt op grond van uw toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming op ieder ogenblik in te trekken. Deze intrekking zal echter geen invloed hebben op de wettigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens voor de periode die voorafgaat aan het moment van deze intrekking en op verwerkingsactiviteiten die berusten op een andere rechtsgrond.
• Klacht bij de bevoegde autoriteit - U heeft steeds het recht om contact op te nemen met de toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming van de lidstaat van de Europese Economische Ruimte waar u gewoonlijk verblijft, waar u uw werkplek heeft (indien van toepassing) of waar de beweerde inbreuk is begaan, en in voorkomend geval klacht in te dienen. Voor België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be)

Indien u uw rechten wenst uit te oefenen ten aanzien van bpost, dan kan u daartoe contact opnemen met bpost via de contactgegevens beschreven in punt 13 “Hoe kan ik contact opnemen met bpost?”.
Wanneer we persoonsgegevens rechtstreeks van u verkrijgen, bent u in de regel vrij om bpost de persoonsgegevens al dan niet te verstrekken, tenzij in geval van een wettelijke verplichting. Indien u uw persoonsgegevens niet wenst te verstrekken is het mogelijk dat u geen gebruik zal kunnen maken van de producten of diensten die bpost aanbiedt, dat uw vragen niet kunnen worden beantwoord en/of dat u geen overeenkomst met bpost zal kunnen afsluiten.

13. Hoe kan ik contact opnemen met bpost?

Voor vragen, klachten of de uitoefening van uw rechten, kan u contact opnemen met bpost en haar functionaris voor gegevensbescherming:

• Online via het daartoe bestemde webformulier.
• Per post op het volgende adres: bpost, T.a.v. Data Protection Office, Anspachlaan 1 box 1, 1000 Brussel.

Om veiligheidsredenen vragen wij u uw verzoeken te vergezellen van uw volledige contactgegevens en een middel ter verificatie van uw identiteit (bv. een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart of rijbewijs waarbij de foto en het rijksregisternummer of kaartnummer onleesbaar dienen te zijn gemaakt). bpost behoudt zich het recht voor om waar nodig bijkomende bewijsstukken op te vragen.
bpost kan verzoeken afwijzen die het buitensporig acht of een misbruik van het relevante recht uitmaken.

14. Wijzigingen aan dit algemeen privacybeleid

bpost behoudt zich het recht voor om dit Algemeen Privacybeleid te wijzigen onder meer om dit aan te passen aan een gewijzigde dienstverlening of gewijzigde wettelijke en/of reglementaire vereisten. Wijzigingen aan dit Algemeen Privacybeleid treden in werking op het moment van publicatie. Wij raden u aan steeds de meest recente versie te raadplegen. De datum van de laatste herziening wordt aan het begin van dit Algemeen Privacybeleid vermeld.