La numérisation n'est plus une tendance depuis longtemps, mais une nécessité pour les organisations qui veulent croître, innover et travailler plus efficacement. Mais en tant qu'organisme public, comment franchir le pas de manière intelligente et inclusive ? Le Digital Document Center de bpost vous aide à rationaliser vos flux de documents, à améliorer vos processus et à faire en sorte que votre organisation soit prête pour l'avenir.
La Salle de courrier numérique : simple mais efficace
Imaginez que tout le courrier entrant, physique et numérique, soit disponible en un seul et même endroit. C'est exactement ce que permet la Salle de courrier numérique. Qu'il s'agisse de lettres physiques, d'e-mails ou de formulaires web, tout y est centralisé en vue d'être traité, analysé et mis à disposition dans le format numérique souhaité. En quoi cette approche est-elle gagnante ?
- Toujours accessible : consultez et gérez vos documents où et quand vous le souhaitez.
- Travail plus intelligent : moins d'erreurs et plus de temps grâce à des processus automatisés.
- Possibilités de croissance : convient aux petites comme aux grandes organisations.
Transformation numérique : d’archives poussiéreuses à des données dynamiques
La numérisation va bien au-delà des documents à scanner. Elle offre la possibilité de mettre en place des processus plus efficaces et de renouveler les anciennes méthodes de travail. bpost aide votre institution publique dans cette transformation : du traitement automatique des factures à la notification des échéances, en passant par la mise en place d'un archivage numérique.
La technologie avancée basée sur le cloud facilite la gestion des documents, en fait une solution plus productive et à l'épreuve du temps. Cela garantit, entre autres :
- Traitement automatique : les documents sont classés, partagés et gérés numériquement pour un accès rapide et une réduction de la paperasse.
- Transparence des processus : le suivi et les rapports offrent une vision claire et un contrôle total.
- Innovation et évolutivité : les solutions modernes favorisent une transition numérique flexible.
Numérisation des archives : gestion efficace et accessible des données
Les archives papier prennent beaucoup de place et ne facilitent pas les recherches. bpost vous aidera à numériser ces archives, de façon à rendre les données dynamiques, accessibles et facilement partageables. Les documents obsolètes pourront ainsi être supprimés au cours du processus. Avantages supplémentaires :
- Économies d'espace et de coûts : l'espace de stockage physique est libéré et peut être réaffecté.
- Validité juridique et sécurité : les copies numériques sont juridiquement équivalentes aux documents papier et sont stockées en toute sécurité avec un contrôle d'accès strict.
- Accessibilité : les documents sont facilement et rapidement accessibles à tout moment et en tout lieu.
Une expertise qui fait la différence
Chez bpost, nous combinons les technologies dernier cri avec une infrastructure spécifiquement adaptée au secteur public. Des scanners industriels qui traitent des milliers de documents par heure aux logiciels OCR intelligents qui reconnaissent et classent rapidement les données. Tout est strictement sécurisé et conforme au RGPD, de l'échange de données aux sauvegardes, afin que vous puissiez toujours vous reposer sur nos solutions en toute sérénité.
Êtes-vous paré·e pour demain ?
Le Digital Document Center est plus qu'un service, c'est un partenaire qui aidera votre organisation à évoluer dans le monde numérique. Qu'il s'agisse de courrier entrant, d'archives ou d'automatisation intelligente, nous construirons ensemble un avenir efficace et durable, alliant numérique et papier.
Vous avez des questions ou vous êtes intéressé·e ?
N'hésitez pas à nous contacter. Nous nous ferons un plaisir de réfléchir avec vous à la solution idéale !
