Als overheid of publieke organisatie verwerkt u dagelijks een aanzienlijke hoeveelheid documenten, van facturen en loonadministratie tot officiële communicatie met burgers. Een tijdrovend, kostbaar en foutgevoelig proces. Easy2Mail van bpost optimaliseert uw documentstromen, verlaagt uw kosten en garandeert naleving van strengere regelgeving rond digitale communicatie en archivering.

Hoe Easy2Mail uw administratieve processen vereenvoudigt

Easy2Mail is een geavanceerd geautomatiseerd platform* voor het verwerken, verzenden en archiveren van zowel papieren als elektronische documenten. Met dit platform kunt u eenvoudig en veilig communiceren via diverse kanalen, zoals Doccle, eBox, e-mail, Zoomit, digitale aangetekende zendingen en verschillende EDI-platformen.

Easy2Mail automatiseert handmatige taken, zodat documenten altijd correct en op tijd bij de juiste ontvanger aankomen, zonder extra IT-kosten.

E-facturatie: verplichting en kansen voor publieke instellingen

Sinds de Europese Richtlijn 2014/55/EU is e-facturatie verplicht voor overheidsopdrachten. Maar e-facturatie biedt meer dan alleen compliance: het digitaliseren van facturatieprocessen resulteert in lagere administratieve lasten, snellere verwerking en besparingen op operationele kosten.

Easy2Mail ondersteunt u bij de overgang naar e-facturatie en garandeert een naadloze en eenvoudige transitie.

Efficiëntere communicatie met burgers en medewerkers

Als publieke instelling heeft u de verantwoordelijkheid om efficiënt en transparant te communiceren. Via Easy2Mail verstuurt u snel en foutloos via e-mail, Doccle of per post. Hierdoor bespaart u tijd en komt belangrijke informatie op tijd aan.

Ook uw loonadministratie vereenvoudigt: medewerkers ontvangen hun loonstroken automatisch via hun voorkeurskanaal. Dit maakt HR-administratie efficiënter en toegankelijker.

De kracht van papieren communicatie in de digitale tijd

Hoewel digitale communicatie steeds gebruikelijker is, blijft papieren post voor veel mensen belangrijk. Onderzoek toont aan dat:

• 87% van de mensen papieren post als geloofwaardiger beschouwen dan e-mail.
• 72% van de burgers informatie beter begrijpen wanneer deze op papier wordt gepresenteerd.
• Administratieve brieven gemiddeld 9 dagen in huis blijven liggen en vaker worden bekeken.

Met Easy2Mail combineert u digitale en papieren communicatie op een slimme manier. Zo kiest u de communicatiemix die het beste past bij uw boodschap.

Conclusie: optimaliseer uw documentbeheer met Easy2Mail

Easy2Mail helpt publieke instellingen om documentstromen slim en efficiënt te beheren. Door automatisering en integratie met verschillende kanalen bespaart u tijd en geld. Tegelijk voldoet u aan wettelijke verplichtingen en verbetert u uw communicatie met burgers en medewerkers.

Klaar om uw documentbeheer te moderniseren? Contacteer ons.

*van bpost’s dochteronderneming Speos