En tant que pouvoir ou organisme public, vous traitez chaque jour une quantité considérable de documents, qu'il s'agisse de factures, de fiches de paie ou de communications officielles adressées aux citoyennes et citoyens. Il s'agit d'un processus qui prend du temps, qui est coûteux et qui est sujet à des erreurs. Easy2Mail de bpost optimise vos flux de documents, réduit vos coûts et garantit le respect des réglementations les plus strictes en matière de communication et d'archivage numériques.
Comment Easy2Mail simplifie vos processus administratifs
Easy2Mail est une plateforme* automatisée de pointe facilitant le traitement, l'envoi et l'archivage de documents papier et électroniques. Cette plateforme vous permet de communiquer simplement et en toute sécurité par le biais de différents canaux, tels que Doccle, eBox, e-mail, Zoomit, les envois recommandés numériques et diverses plateformes EDI.
Easy2Mail automatise les tâches manuelles afin que les documents parviennent toujours aux destinataires adéquat·e·s, correctement et à temps, sans coûts informatiques supplémentaires.
Facturation électronique : obligation et opportunités pour les institutions publiques
Depuis l'entrée en vigueur de la Directive européenne 2014/55/UE, la facturation électronique est obligatoire pour les marchés publics. Mais cette e-facturation représente bien plus qu'une simple mise en conformité : la numérisation des processus de facturation permet de réduire la charge administrative, d'accélérer le traitement et de réaliser des économies sur les coûts opérationnels.
Easy2Mail vous aide à effectuer le passage à la facturation électronique et vous garantit une transition facile et sans heurts.
Une communication plus efficace avec les citoyennes et citoyens et votre personnel
En tant qu'institution publique, il vous incombe de communiquer de manière efficace et transparente. Grâce à Easy2Mail, vous envoyez vos communications importantes — qu’il s’agisse de notifications par e-mail, via Doccle ou par voie postale — rapidement et sans tracas. Cela vous fait gagner du temps et vous permet de vous assurer que les informations importantes arrivent à temps.
L'administration des salaires est également simplifiée : les membres du personnel reçoivent leurs fiches de paie automatiquement par le canal de leur choix. L'administration des ressources humaines devient ainsi plus efficace et plus accessible.
Le pouvoir de la communication papier à l'ère du numérique
Bien que la communication numérique soit de plus en plus usitée, le courrier papier reste important pour de nombreuses personnes. Il ressort d'études que :
- 87 % des personnes considèrent que le courrier papier est plus crédible que l'e-mail.
- 72 % des citoyennes et citoyens assimilent mieux les informations lorsqu'elles leur sont présentées sur papier.
- Les courriers administratifs restent en moyenne 9 jours dans la maison et sont consultés plus souvent.
Avec Easy2Mail, vous combinez intelligemment la communication numérique et la communication papier. Vous déterminez ainsi quelle combinaison de communication convient le mieux à votre message.
Conclusion : optimisez votre gestion des documents avec Easy2Mail
Easy2Mail aide les institutions publiques à gérer les flux de documents de façon intelligente et efficace. L'automatisation et l'intégration multicanal vous font gagner du temps et de l'argent. Dans le même temps, vous respectez les obligations légales et vous améliorez votre communication avec les citoyennes et citoyens et votre personnel.
Alors, que diriez-vous de moderniser votre gestion des documents ? Contactez-nous.
*de la filiale Speos, de bpost
