Masspost
Pour une grande quantité de courrier et de colis
- Bénéficiez de tarifs avantageux
- Traitement plus rapide de vos envois
- Également pour les envois vers d'autres pays
Étape 1
Dépôt de masse et MasspostÉtape 2
Format et mise en pageÉtape 3
Conditionnement et pré-triÉtape 4
Planification et annonce de dépôtÉtape 5
Dépôt ou enlèvementTélécharger le guide entier ou par section
Guide Masspost 2024
Ce guide pratique vous aidera à effectuer vos dépôts de masse dans les meilleures conditions. Des envois bien préparés vous font bénéficier de tarifs plus intéressants et d'un traitement plus rapide de vos envois.
Version 2024 par section
English version of the Masspost guide 2024
Étape 1
Dépôt de masse et Masspost
Dépôt de masse
Qu'est-ce qu'un Masspost ?
Un (Hyper) Centre Masspost est un point de livraison pour vos dépôts de masse. Certains types de produits (tels que les abonnements poste ou les journaux adressés) ne peuvent être déposés que dans les (Hyper) Centres Masspost.
Centre Masspost
Il en existe 17 répartis dans toute la Belgique. Ils ont chacun une capacité d'accueil maximum de 50.000 lettres Small Format ou 20.000 lettres Large/Large+ Format par dépôt, avec un maximum de 10 conteneurs/palettes de colis par jour.
Hypercentre Masspost
Il en existe 6 en Belgique. Ils n'ont aucune limite d'accueil du nombre d'envois. Toutefois, vous serez amené à planifier vos dépôts de plus de 100.000 envois Small Format, 50.000 envois Large ou Large+ Format.
Les Hypercentres Masspost sont généralement accessibles jusqu'à 17h00 (21h00 pour certains dépôts effectués sous contrat).
Consultez les Conditions dépôt tardif au tarif standard.
Conditions pour déposer en (Hyper) Centre Masspost
Étape 2
Format et mise en page
Format et mise en page
Small Format
Principales caractéristiques d'un envoi Small Format
- rectangulaire (jamais carré)
- paysage exclusivement
- rapport longueur/largeur ≥ 1,20
- poids minimum : 2 g
- poids maximum : 50 g
- épaisseur maximum : 5 mm
- jamais sous plastique
Large Format
Principales caractéristiques d'un envoi Large Format
- carré (min. 140 mm x 140 mm) ou rectangulaire (rapport longueur/largeur )
- paysage exclusivement
- rapport longueur/largeur < 1,20
- portrait ou paysage
- poids minimum : 2 g - poids maximum : 350 g
- longueur maximum : 328 mm
- épaisseur maximum : 10 mm
- largeur maximum : 230 mm
Large+ Format
Caractéristiques du Large+ Format s'écartant de celles du Large Format
- autre forme (ex: ovale, ronde etc)
- envoi avec ouverture ou découpe (ex: fenêtre non fermée par un film transparent)
- pas de poids minimum recommandé
- poids maximum : jusqu'à 2 kg
- longueur : jusqu'à 350 mm
- épaisseur maximum : 30 mm
- envois rigides, métallisés ou cartonnés sans restriction
- éléments partiellement collés sur l'envoi (carton, cartes, enveloppes...)
- insert contenant une matière liquide
- option envois extra-larges (largeur jusqu'à 265 mm) sous conditions
Carte postale (exemple en Small Format)
Une carte postale peut être considérée comme un envoi Small Format, Large Format ou Large+ Format.
Les normes de couleurs Pantone et leur équivalent quadri définissent les couleurs acceptées (Small, Large) ou conseillées (Large+) comme couleur de fond dans la zone d’adressage et/ou d'indexation en plus de la couleur blanche.
Consulter les couleurs Pantone ici
Adressage
Une adresse bien libellée est une adresse lisible, complète, précise et qui ne présente aucune ambiguïté. L'application de ces quelques recommandations très simples optimise davantage la qualité et la rapidité du tri et de la distribution de vos envois. Aidez-nous à mieux vous servir! Consultez le guide complet sur l'adressage ici
Pour bien rédiger vos adresses selon les règles de l'art, cliquez ici
Pour trouver les détails des points ci-dessous, cliquez ici
- Contraste
- Police de caractère
- Taille de la police
- Caractéristiques du bloc adresse
- Espace
- Alignement
- Inclinaison
- Ponctuation et caractères spéciaux
- Chiffres
Des abréviations peuvent uniquement être utilisées lorsque le nombre de caractères par ligne (espaces entre les mots non compris) dépasse 50 caractères.
Retrouvez le tableau récapitulatif des abréviations et les spécificités pour les numéros de bâtiments ici.
Retrouvez les caractéristiques et le positionnement de l'adresse retour ici.
Mail ID
Afin d'améliorer le traitement et la distribution de vos envois, bpost a développé la technologie Mail ID. Elle repose sur l'utilisation de codes-barres et sur l'échange de fichiers électroniques d'adresses entre le client et bpost. Le recours à Mail ID n'est possible que pour les dépôts effectués sous contrat pour vos envois Small, Large et Large+ Format.
Envie d'optimiser le taux de reconnaissance de vos adresses contenues dans votre fichier électronique?
Pour tout renseignement complémentaire : customer.operations@bpost.be
Tri par Tournée et séquence V3
Le tri par tournée et séquence ;est un mode de tri utilisé pour les formats Large et Large+. La préparation par Tournée et séquence consiste à :
- Trier vos envois d'un même dépôt par plan de tri Large Format
- Conditionner vos envois sous forme de liasses directes par bureau distributeur. Dans chaque liasse, les envois sont triés par ordre croissant des tournées et dans la séquence de celle-ci.
- Ou les déposer non-enliassés en Palletbox Mail. Dans ce cas les envois sont disposés suivant les tournées facteurs en ordre croissant des séquences (communiqué dans le fichier-réponse bpost).
Étape 3
Conditionnement et pré-tri
Conditionnement et pré-tri : règles générales
Les options de pré-tri
NB : Le pré-tri n'est accessible que pour les dépôts sous contrat (Admin ou Direct Mail).
Comment préparer au mieux vos envois en fonction des combinaisons possibles ?
Small Format
Pas de tri >
à partir de 500 envois
Small Format avec Mail ID
Pas de tri >
à partir de 500 envois
Tri par plan de tri V2 >
à partir de 25 000 envois
finesse de tri ++
Large et Large+ Format
Pas de tri >
à partir de 500 envois
Large et Large+ Format avec Mail ID
Pas de tri >
à partir de 500 envois
Tri et tournée séquence V3 >
à partir de 10 000 envois par séquence de tri
finesse de tri +++
Conditionnement des autres produits
Étape 4
Planification et annonce de dépôt
Annonce et bordereau de dépôt
Afin d'organiser au mieux la réception de vos dépôts et ainsi garantir la distribution de vos envois dans les temps, il est nécessaire d'annoncer votre dépôt dans un (Hyper) Centre Masspost. Pour ce faire, 2 possibilités s'offrent à vous :
Annoncer votre dépôt via e-Masspost
Grâce à cette application Internet, entièrement gratuite, vous pouvez annoncer vos dépôts massifs et exécuter toutes les opérations suivantes :
- L'annonce de vos dépôts.
- La gestion de vos dépôts.
- Le suivi en ligne de vos dépôts, même si vous travaillez avec des tiers.
- La visualisation de vos contrats.
- Le téléchargement de vos données de dépôt.
- La gestion des utilisateurs (délégation des accès à des collaborateurs internes et/ou routeurs externes par exemple).
- La planification de vos dépôts.
Si vous n'avez pas encore accès à l'application e-Masspost, vous pouvez demander un compte utilisateur e-Masspost à votre contact commercial ou en appelant le Service Centre au numéro 02 201 11 11.
Utiliser un bordereau papier
Ce document papier, à remplir manuellement, doit être déposé au guichet du (Hyper)Centre Masspost afin d'obtenir une autorisation de dépôt. Vos trouverez la liste des bordereaux disponibles en suivant ce lien.
Remarques :
- Certains produits (tels que les envois Clean Mail) ne peuvent pas être annoncés à l'aide de ce type de bordereau.
- N'oubliez pas de prendre rendez-vous avec votre (Hyper)Centre Masspost.
- Lors de votre dépôt munissez-vous toujours des documents suivants :
- Un bordereau de dépôt (appelé aussi autorisation de dépôt).
- Deux spécimens (uniquement pour les envois Direct Mail et les produits Presse).
Comment planifier un dépôt et sous quelles conditions ?
La planification de vos dépôts se fait exclusivement via l'application e-Masspost. Il suffit de créer et d'enregistrer votre dépôt 5 jours ouvrables avant le dépôt.
La planification est obligatoire pour :
Tout dépôt de minimum 100.000 envois de format Small, 50.000 envois de format Large et Large+ doit être planifié au minimum 5 jours ouvrables avant le dépôt.
Tout dépôt de minimum 200.000 envois de format Small ou Large et Large+ doit être planifié 30 jours calendrier avant la date du dépôt via e-Masspost.
Cas particuliers :
Recommandés
Les dépôts comportant plus de 1.000 envois recommandés doivent être annoncés par e-Masspost au moins un jour à l'avance.
Distripost
Pour plus d'information sur la marche à suivre, cliquez ici ou procédez à votre planification via notre outil en ligne.
Étape 5
Dépôt ou enlèvement
Dépôt
bpost possède de nombreux points de dépôt pour vos envois de masse. Découvrez les informations relatives aux (Hyper)Centres Masspost ici. N'oubliez pas de prévenir votre (Hyper)Centre Masspost de l'heure de livraison attendue de votre dépôt.
Tout dépôt effectué dans un (Hyper) Centre Masspost doit toujours être accompagné des documents suivants :
- Une autorisation (ou un bordereau) de dépôt.
- Deux spécimens (uniquement pour les envois Direct Mail et les produits Presse).
Les informations reprises dans le bordereau d'annonce doivent correspondre aux caractéristiques réelles du dépôt physique. En cas d'erreur, le résumé de dépôt reprendra les informations correctes.
Trois périodes de distribution (pour Direct Mail et Distripost)
Selon votre type d'envoi, vous choisissez une certaine date ou période de distribution. Celle-ci déterminera à son tour la date à laquelle vous devez déposer vos envois.
Périodes de distribution et date de dépôt Direct Mail
Organisation par défaut (hors jours fériés ou Jours à Service Adapté). Consultez ces périodes spéciales ici.
Dépôt
Distribution
LU
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MA
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ME
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ou
JE
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VE
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>
SA
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DI
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>
LU
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MA
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VE
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MA
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JE
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MA
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SA
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DI
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LU
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MA
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ME
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JE
>
VE
Dépôt et heures de dépôt
Afin de garantir la distribution de vos envois dans les temps, il est nécessaire d'effectuer le dépôt à l'heure convenue dans le (Hyper) Centre Masspost. Retrouvez les horaires de dépôt dans notre guide Masspost.
Les clients ayant pris rendez-vous sont prioritaires par rapport aux clients n'ayant pas pris rendez-vous.
Procédure d'échange des moyens de conditionnement
Pour vous assurer un contingent optimal de vos palettes, containers, bacs et sacs, consultez la procédure dans notre guide Masspost ici.
Paiement
Les moyens de paiement électroniques sont à votre disposition.
Sous réserve d'approbation par nos services financiers, un délai de paiement peut aussi vous être octroyé (facturation).
Pour plus d'informations, vous pouvez contacter notre Service clientèle au 02 201 11 11.
Suppléments
Les règles du Guide Masspost doivent être respectées. Cependant dans certains cas, bpost accepte de traiter votre dépôt moyennant la facturation d’un supplément.
| Supplément | Raisons |
|---|---|
| Overflow | Si la partie non triée du dépôt est supérieure à 7,5 %, nous trions celle-ci pour vous moyennant un supplément. |
| Mail-ID non reconnu | Différents problèmes de Mail ID non reconnus peuvent se présenter. Vous serez contacté par bpost afin de trouver la meilleure solution. Selon les cas, votre dépôt sera pris en charge moyennant une requalification ou un supplément Mail-ID non reconnu. |
| Pas d’adresse retour | L’adresse expéditeur et/ou retour sur l’envoi sont obligatoires pour bénéficier des tarifs Clean, Admin et Direct Mail. |
Enlèvement
bpost vient chercher vos lettres, vos paquets et vos envois recommandés affranchis ou non affranchis sur votre lieu de travail.
Vous choisissez :
- la fréquence de l’enlèvement du courrier (de 1 à 5 fois par semaine ou de manière occasionnelle).
- le lieu de l’enlèvement.
- la tranche horaire de l’enlèvement (en concertation avec bpost).
Les formules disponibles :
Recurrent Collect
bpost enlève vos lettres, envois recommandés et paquets déjà affranchis sur votre lieu de travail à une fréquence régulière ou occasionnellement à la demande.
Retrouvez les combinaisons poids/volume autorisées et toutes les informations sur le service Recurrent Collectici.
Transport - Enlèvement par camion
Pour les volumes supérieurs à ceux pris en charge par Collect & Send. Obtenez plus d’information sur le service Transport ici.
Collect & Stamp
bpost enlève vos lettres, envois recommandés et paquets non affranchis et gère le traitement, l’affranchissement et l’introduction dans le circuit postal de vos envois.
Retrouvez les combinaisons poids/volume autorisées et toutes les informations sur le service Collect & Stamp ici.
